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Google bringt ein neues Feature in Google Workspace – offizielle Gastkonten für externe Personen, die kein eigenes Workspace-Konto besitzen. Sobald ein interner Nutzer einen externen Kontakt per Direktnachricht oder in einem Chat-Space einlädt, legt das System im Hintergrund automatisch ein Gastkonto innerhalb der eigenen Workspace-Domain an. Der Gast bekommt dann eine eindeutige Kennung.
Damit im Alltag niemand durcheinanderkommt, wer intern, wer externer Workspace-Nutzer und wer Gast ist, setzt Google auf eine entsprechende Kennzeichnung. Gastkonten tragen in Chats ein blaugrünes „Extern“-Label, während reguläre externe Nutzer mit eigenem Workspace-Konto das übliche gelbe Label behalten. Ist ein Gastkonto einmal eingerichtet, lässt sich die Person wie jede andere über @-Erwähnungen ansprechen und zur Mitarbeit in Chat, Drive, Docs, Slides, Sheets sowie Meet einladen.
Was die Sicherheitsseite angeht, landen alle neu erstellten Gastkonten automatisch in einer eigenen Organisationseinheit namens „Workspace Guests“. Administratoren können dort gezielt Richtlinien durchsetzen, etwa eine Zwei-Faktor-Authentifizierung oder kontextbasierten Zugriff. Alle Daten, die im Rahmen der Zusammenarbeit entstehen, gehören vollständig dem einladenden Unternehmen, heißt es weiter. Gastnutzer können keine neuen Dateien in Google Drive anlegen oder Eigentümer von Dateien werden – sie können ausschließlich an freigegebenen, bereits vorhandenen Dokumenten mitarbeiten.
Für Admins: Die Directory API bezieht Gastkonten künftig standardmäßig in die Abfrage user.list ein, ein neues Feld namens is_guest_user ermöglicht die genaue Identifikation. Wer externe Freigaben bislang auf vertrauenswürdige Domains beschränkt hat, kann nun auch Domains ohne Workspace-Konto auf die Allowlist setzen – allerdings schließt das die generelle Zusammenarbeit mit privaten Google-Konten dann aus, selbst wenn diese mit einer beruflichen Adresse verknüpft sind.
Die Steuerung der Funktion ist direkt mit den Chat-Einstellungen verknüpft. Administratoren können festlegen, wer im Unternehmen am Ende überhaupt Gäste einladen darf. Standardmäßig gilt hier: Wer extern chatten darf, darf auch Gäste einladen. Für die reguläre Zusammenarbeit mit anderen Workspace-Nutzern oder privaten Google-Konten ändert sich durch das Update nichts – dort sind keine Gastkonten notwendig.
Der Rollout läuft in zwei Phasen. Die Admin-Steuerungen werden seit dem 26. März 2026 schrittweise ausgerollt und sollen bis zum 10. April 2026 vollständig verfügbar sein – Administratoren erhalten eine Benachrichtigung im Chat, sobald die neuen Optionen freigeschaltet sind. Die Funktionen für Endnutzer folgen im Zeitraum vom 13. bis 16. April 2026. Das Feature steht allen Abonnenten der Tarife Google Workspace Business (Starter, Standard und Plus) sowie Google Workspace Enterprise (Starter, Standard und Plus) zur Verfügung.
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