08. Januar 2026 Marcus Schwarzbach
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Transparenz und Eigenverantwortung klingen verlockend – doch in der Projektarbeit verkehrt sich das oft ins Gegenteil.
Alle Jahre wieder – zu Beginn des neuen Jahres finden in vielen Betrieben Auftaktveranstaltungen statt. Mal wird zu "Geschäftsführer im Dialog" oder einem "Townhall-Meeting" eingeladen. Aus Sicht der Unternehmensleitung soll das neue Geschäftsjahr eingeläutet und die Belegschaft stimmungsmäßig vorbereitet werden.
Oft werden auch neue Projekte angekündigt. Ohne diese scheinen Betriebe heutzutage nicht mehr arbeiten zu können. Consulting-Firmen bieten Beratung an, die Projektbetreuung hat sich zu einem lukrativen Wirtschaftszweig entwickelt. Projekte sollen häufige Veränderungen vorantreiben. Begründet wird dies mit Unsicherheiten in Zeiten von verändertem Kundenverhalten, Zollstreit und gestiegenen Energiepreisen.
Projektifizierung: Projektmanagement als zentrale Organisationsform
Unternehmensberater betonen die Wichtigkeit der Projektorganisation. Um den neuen Anforderungen gerecht zu werden, hat sich in vielen Unternehmen die Arbeitsweise grundlegend gewandelt: "vom rein operativen Betrieb hin zu einem projektorientierten Ansatz, einem Phänomen, das als Projektifizierung bezeichnet wird. Projekte sind nicht mehr nur isolierte Werkzeuge zur Umsetzung einzelner Maßnahmen, sondern haben sich zur zentralen Organisationsform für Transformation, Innovation und Digitalisierung entwickelt", schreibt Leonard Latief, Junior Business Consultant bei der Markant Gruppe in Offenburg.
Planen Unternehmen die Einführung einer neuen Software oder sollen Maschinen auf den aktuellen Stand gebracht werden, wird oft auf Projektarbeit gesetzt.
Ein Projekt ist ein einmaliges Vorhaben mit einem bestimmten Ziel. Um das Ziel zu erreichen, müssen Handlungen geplant und umgesetzt werden. Die Projektorganisation umfasst einen Beginn und ein Ende, ein erfolgreicher Abschluss kann die Einführung neuer Technik sein. Da viele Beschäftigte beteiligt sind, besteht ein hoher Abstimmungsbedarf.
Meist wird die Projektorganisation einer Steuerungsgruppe übertragen, deren Aufgaben die
- Festlegung von Projektzielen
- Aufgabenteilung im Projekt
- Überwachung der zeitlichen Planung
- Entscheidung über die personelle Zusammensetzung der Projektgruppe
umfassen sollte.
Transparenz im Projektmanagement: Experten empfehlen KI
Experten betonten, wie wichtig Transparenz im Projektmanagement ist. Projektmanagement-Experte Dieter Zibert warnt:
"Ohne einen klaren Überblick über den Status von Projekten und die Verfügbarkeit von Ressourcen werden Entscheidungen zu Spekulationen. Die Folgen sind fatal: Ineffizienzen, Ressourcenverschwendung, verpasste Fristen und letztendlich ein massiver Verlust von Vertrauen und Ertrag. Anstatt proaktiv zu steuern und potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen, verbringen Manager:innen und Teams ihre Zeit damit, auf Krisen zu reagieren, die sich längst hätten abzeichnen müssen."
Die Priorisierung von Projekten durch Projektportfoliomanagement (PPM) wird immer mehr zum zentralen Erfolgsfaktor, betont Sebastian Colditz, Consultant bei Campana & Schott:
"Generative KI wird das Projektportfoliomanagement nachhaltig verändern. Sie wird jedoch nicht zur vollständigen Automatisierung führen, sondern den Menschen gezielt bei vorbereitenden und analytischen Aufgaben entlasten. Für die Praxis ergibt sich die Empfehlung, ein hybrides Modell aus KI-Assistenz und menschlicher Entscheidung einzusetzen, da dieses sich als besonders wirkungsvoll erweist."
Transparenz im Projektmanagement: Experten empfehlen KI
Die Beschäftigten betrachten die Projektlandschaft aus einem anderen Blickwinkel. In Projekten herrscht meist großer Druck. Das Arbeitsverhältnis wird oft zum Verhältnis "Dienstleister gegenüber Kunde", um so scheinbar aus dem Angestellten einen "Unternehmer im Unternehmen" zu machen.
Der Beschäftigte nimmt dies zunächst als Befreiung vom bisherigen Prinzip, Anweisungen zu befolgen, wahr, da er eigenverantwortlich Entscheidungen treffen kann. Können die Ziele jedoch nicht erreicht werden, gibt es Druck.
Zwar setzten Unternehmen inzwischen Elemente des Changemanagements ein, indem Workshops veranstaltet werden. Bei diesen Auftaktveranstaltungen sollen Beschäftigte Vorschläge machen und Bedenken äußern. Durch diese transparente Einbindung soll die Akzeptanz erhöht werden.
Aus Sicht der Beschäftigten wird jedoch nichts Grundlegendes an den Projektvorgaben geändert. Das Problem der Personalplanung bleibt dann ungelöst. Oft muss die Projektarbeit zusätzlich zum Tagesgeschäft stemmen. So kommt es immer wieder zu Zusagen, die nicht eingehalten werden können.
Anders als in einem normalen Arbeitsalltag mit Arbeitsanweisungen und Organisationsvorgaben ist jedoch meist nicht geregelt, wie gearbeitet werden soll. Es herrscht keine Routine, was immer wieder für Überraschungen sorgt. Der Kunde ändert plötzlich seine Wünsche, der Auftraggeber hat ein wichtiges Detail vergessen, das erst im Laufe des Projekts erkennbar wird.
Selbstorganisation und Transparenzdruck im Projektmanagement
Statt direkter Anweisungen, wie eine Arbeit auszuführen ist, organisieren die Beschäftigten einen Teil der Arbeitsabläufe selbst. Enormer Druck entsteht wegen hoher Transparenzanforderungen, denn in Projektsitzungen müssen die Projektmitglieder ihre Arbeitsplanung offenlegen. Vor allem die Einschätzung, wie viel Zeit für einzelne Schritte benötigt wird, setzt unter Zeitdruck.
Oft werden über spezielle Software detaillierte Arbeitspakete erfasst, die der Planung dienen sollen. Auch entsteht sozialer Druck innerhalb der Projektgruppe, denn es wird gemeinsam über das Vorgehen gesprochen, entsprechend erwarten Projektmitglieder die Umsetzung.
Der Druck der Kunden wird oftmals direkt auf die Beschäftigten übertragen. Dabei bestimmt häufig Angst den Alltag – die Angst, als nicht leistungsfähig dazustehen. Es drohen der Entzug von Finanzmitteln, die Versetzung auf eine schlechter bezahlte Stelle, die Verlagerung von Aufgaben an andere Standorte.
Projektmanagement und psychische Belastung
Die Methoden der Unternehmen sind keineswegs besonders neu. So werden etwa die Zielvorgaben für Projekte allmählich erhöht oder finanzielle Ressourcen immer knapper kalkuliert.
Im Jahresrückblick melden Krankenkassen Auswertungen über Krankheitsursachen in der Arbeitswelt. Es überrascht bei der hohen Zahl an Projekten nicht, dass die Zahl psychisch Erkrankter seit Jahren hoch ist.
