KI im Büro: Wenn der digitale Assistent zum Stressfaktor wird

78 Prozent sehen Chancen, doch viele fühlen sich wie im Zauberlehrling: Die Geister, die man rief, geraten außer Kontrolle.

Stress ist die zentrale Herausforderung in der Arbeitswelt, sagt Annabella Jäger, pädagogische Mitarbeiterin der Deutschen Hochschule für Prävention und Gesundheitsmanagement. Der Stressreport der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin belegt, dass 48 Prozent der Beschäftigten unter Termin- und Leistungsdruck leiden – Tendenz steigend.

Stress ist die Reaktion des Körpers auf ungünstige Arbeitsbedingungen, die zu emotionalen Belastungen führen.

Beschäftigte geraten häufig unter Druck, wenn zu viele Aufgaben mit zu wenig Zeit zu bewältigen sind oder wenn gleichzeitig hohe Qualitätsstandards eingehalten werden müssen. Zeitdruck entsteht durch enge Fristen, zusätzliche ungeplante Aufgaben oder eine hohe Arbeitsverdichtung. Leistungsdruck wächst, wenn fehlerfreies Arbeiten erwartet wird, unterschiedliche Interessen erfüllt werden sollen oder Beschäftigte die Verantwortung für wichtige Ergebnisse tragen.

Annabella Jäger

Auch wenn die Wahrnehmung des Leistungsdrucks individuell ist: Übermäßige Belastung kann Depressionen oder Herz-Kreislauf-Erkrankungen fördern.

KI bieten viele Möglichkeiten, auch für den Arbeitsschutz, meldet der TÜV Rheinland:

Digitale Anwendungen ermöglichen virtuelle Begehungen, Online-Sprechstunden und videogestützte Auswertungen in Verbindung mit KI – zum Beispiel um herauszufinden, ob Bewegungsabläufe bei der Arbeit ergonomisch sind.

Gleichzeitig sehen die Prüfdienstleister auch Risiken durch Digitalisierung und KI.

KI und die Geschichte vom Zauberlehrling

Für Beschäftigte ist KI offenbar ein psychologischer Stresstest. Das zeigt die aktuelle Studie "KI und die Zukunft der Arbeit: Stresstest für Führung und Zusammenarbeit" des Heingold Instituts.

78 Prozent der Befragten sehen in KI Chancen für die Arbeitswelt. Gleichzeitig haben sie Angst, durch KI entwertet oder ersetzt zu werden. "Für viele unserer Befragten fühlt sich KI an wie die Geschichte vom Zauberlehrling", sagt Studienleiterin Leonie Allofs:

Man ruft Geister herbei, um sich von mühsamer Arbeit zu entlasten – und plötzlich geraten die Dinge außer Kontrolle.

KI gewinnt an Bedeutung in den Betrieben, sagt auch Stefan Kokkes, Geschäftsführer des Industrieverbands Büro und Arbeitswelt. Bisher sei allerdings weniger klar, wie Unternehmen nun "Abteilungen umbauen und die Arbeitsteilung zwischen Menschen und Maschinen neu organisieren sollen".

Mit generativer KI hat sich die KI-Entwicklung qualitativ verschoben. "Sie ist nicht mehr bloß ein Analyse- und Automatisierungstool im Hintergrund, sondern wird gesprächig, kreativ und intuitiv nutzbar". KI werde in einem "Modus aus kreativer Varianz und Try-and-Error-Fortschritten" einsetzbar und zum "zentralen Impulsgeber für neue Formen der Zusammenarbeit", ist sich Kokkes sicher.

Prozesse verschlanken durch KI

Durch KI lassen sich Prozesse verschlanken. Ferner verschiebt die Technik "den Büroalltag von der Arbeitsteilung Mensch-Mensch hin zur Arbeitsteilung Mensch-Maschine-Mensch". KI soll zu einem "aktiven Partner in der Kollaboration" werden:

Während früher Dokumente geteilt, Aufgaben verteilt und Meetings koordiniert wurden, können KI-Agenten heute Arbeitsprozesse mitgestalten. Sie strukturieren Informationen, fassen Diskussionen zusammen, erinnern an offene Punkte und schlagen nächste Schritte vor.

Stefan Kokkes

Diese Zusammenarbeit wird dadurch "schneller, datenreicher und dynamischer". Für die Arbeit im Team, die schrittweise mit KI erfolgt, helfen vordefinierte Prozessschritte, die den Beschäftigten "genug Raum für ihre eigene Vertiefungsarbeit gewähren". KI-Einsatz entlastet von Routine-Arbeit und verspricht Raum für kreative Arbeit. "Theoretisch, denn Unternehmen, die unter Effizienz- und Performancedruck stehen, werden diesen Raum nicht automatisch freigeben", so Kokkes.

Die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin benennt zentrale Handlungsfelder, um Leistungsdruck zu reduzieren. Neben der Forderung, Transparenz zu sichern, fordert die Bundesanstalt auch, Beschäftigten die nötige Autonomie zu ermöglichen.

Viele Unternehmen gehen derzeit einen anderen Weg, da Technik eingesetzt wird, um Arbeit zu steuern. Arbeit wird so mehr denn je zum Stressfaktor.